Datenschutzerklärung

Tobias Blanck
Sophienstr. 15c
48145 Münster
Deutschland
E-Mail: hallo@abschlusslotse.de

Wir speichern nur das, was wir wirklich brauchen:

• Deine E-Mail-Adresse und dein Nutzerkonto (für die Anmeldung)
• Zugangsdaten zu deinem E-Mail-Konto (IMAP/SMTP — verschlüsselt gespeichertes App-Passwort, damit Abschlusslotse in deinem Namen senden und Antworten erkennen darf)
• Metadaten zu versendeten Angeboten (z. B. Zeitpunkt, E-Mail-Adresse des Empfängers, Status der Erinnerungen)
• Technische Logs für den Betrieb und die Fehleranalyse

Was wir nicht speichern: den Inhalt deiner E-Mails.

Wir lesen den Text deiner E-Mails nicht mit und speichern ihn nicht. Wir erkennen lediglich, dass ein Angebot versendet wurde — mehr nicht.

Wir verarbeiten deine Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Account-Verwaltung: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• E-Mail-Connector (IMAP/SMTP): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Fehlerprotokollierung (Sentry): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Fehlerbehebung und Betriebsstabilität)
• E-Mail-Eingang (Mailgun): Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Opt-Out-Liste (Abmeldeliste): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung nach UWG)

Du verbindest dein E-Mail-Postfach einmalig per IMAP/SMTP. Dazu hinterlegst du ein App-Passwort deines E-Mail-Anbieters (z. B. Gmail, Outlook, GMX, Web.de). Wir bekommen damit nur die Rechte, die wir wirklich brauchen:

• Erinnerungs-E-Mails in deinem Namen senden (SMTP, Port 587)
• Erkennen, ob dein Kunde geantwortet hat — per IMAP-Polling (Port 993), nur Metadaten, kein Inhalt

Du kannst die Verbindung jederzeit in Abschlusslotse trennen oder dein App-Passwort beim E-Mail-Anbieter widerrufen. Danach kann Abschlusslotse nichts mehr in deinem Namen tun.

Wir arbeiten mit folgenden Anbietern zusammen. Jeder von ihnen ist vertraglich zur sicheren Datenverarbeitung verpflichtet:

• Clerk — Anmeldung und Nutzerverwaltung. Datenschutzinfo bei Clerk
• Vercel — Hosting der Anwendung (Server vorzugsweise in der EU; soweit Verarbeitungen in Drittländern stattfinden, erfolgt dies auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCC)). Datenschutzinfo bei Vercel
• Neon (PostgreSQL) — Datenbank für deinen Account und deine Angebotsdaten (EU-Region). Datenschutzinfo bei Neon
• E-Mail-Anbieter des Nutzers — der von dir gewählte E-Mail-Anbieter (z. B. Google, Microsoft, GMX, Web.de) verarbeitet die versendeten Nachfass-E-Mails als reguläre ausgehende E-Mail über dein Konto. Für den Datenschutz deines Anbieters gilt dessen eigene Datenschutzerklärung.
• Sentry (Functional Software, Inc., San Francisco, USA) — Fehlerüberwachung und Crash-Reporting. Sentry ist gemäß EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. EU-Region wird verwendet soweit konfiguriert. Sentry DPA
• Mailgun (Sinch, USA) — Eingehende E-Mail-Weiterleitung (nur Metadaten; E-Mail-Inhalte werden nicht gespeichert). Mailgun DPA

Wir verkaufen deine Daten nicht und geben sie nicht ohne Grund weiter.

Wenn du Angebotsvorgänge in Abschlusslotse anlegst, verarbeitest du personenbezogene Daten deiner Kunden (Name, E-Mail-Adresse, Telefon, Angebotswert). Für diese Daten bist du als Nutzer der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Abschlusslotse verarbeitet diese Daten ausschließlich auf deine Weisung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Die Rechtsgrundlage für deine Verarbeitung liegt in deiner Sphäre (z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung mit deinem Kunden). Grundlage unserer Auftragsverarbeitung ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), dem du bei der Einrichtung zugestimmt hast.

Einige der oben genannten Dienste verarbeiten Daten auch außerhalb der EU. Das geschieht nur auf Basis geeigneter Garantien nach DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US Data Privacy Framework).

• Kontodaten: bis zur Löschung des Accounts, danach 30 Tage Nachfrist
• Angebots- und Kundendaten: bis zur Löschung des Accounts
• Technische Logs (Sentry): 90 Tage
• E-Mail-Metadaten (Mailgun Inbound): werden direkt nach Verarbeitung verworfen, kein dauerhafter Speicher
• Connector-Zugangsdaten (App-Passwort, verschlüsselt): bis zur Trennung der Verbindung oder Account-Löschung

E-Mail-Empfänger können sich jederzeit von weiteren automatischen Nachrichten abmelden über den Abmelde-Link in jeder E-Mail. Abgemeldete Adressen werden dauerhaft in einer Sperrliste gespeichert und von weiteren Sendungen ausgeschlossen.

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über deine gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung falscher Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Dein Konto kannst du jederzeit selbst über dein Profilmenü (oben rechts → „Konto verwalten“ → „Konto löschen“) löschen. Damit werden deine Anmeldedaten bei unserem Authentifizierungsdienst entfernt. Für die endgültige Löschung aller übrigen gespeicherten Daten (z. B. Angebots- und Verbindungsdaten) genügt eine kurze Nachricht an uns.

Schreib uns einfach: hallo@abschlusslotse.de

Wenn du der Meinung bist, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf dich haben (kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO).

Wenn sich etwas Wesentliches ändert — zum Beispiel neue Dienste oder neue Funktionen — aktualisieren wir diese Seite und passen das Datum oben an.